Minimaal één maal per jaar moet er een aandeelhoudersvergadering gehouden worden. Dit in verband met het vaststellen van de jaarrekening en het verlenen van decharge voor het gevoerde beleid en bestuur van het afgelopen jaar. Ook wanneer er tussentijds belangrijke beslissingen genomen worden, kan het zijn dat dit door de aandeelhouders moet worden bekrachtigd. In al deze gevallen moeten er notulen worden opgesteld.